مشارکت تامین کننده +سیستم‌های پردازش مبادلات و انواع آن+تاثیرات و محدودیتهای سیستم های نوین اطلاعاتی در سازمان

دانلود سه مقاله

1-مشارکت تامین کننده

1-مشارکت تامین کننده

......................................

 

تهیه و تنظیم: هادی حافظی

........................................................................................................................

مقدمه: تغییر مفهوم شراکت

در دهه 1980 ،عواملی وجود داشت که روابط تامین کننده را تحت تاثیر قرار می داد.

_ دران دوره ،عامل قیمت، روابط با تامین کنندگان را مشخص می کرد و قراردادها با افرادی منعقد می شد که قیمت کمتری پیشنهاد می دادند .نتیجه این کار قربانی شدن دو فاکتور مهم کیفیت و تحویل به موقع بود که با توجه به ظهور این نتایج ، کیفیت، مورد توجه قرار گرفت .

_ عامل دیگر بوجود آمدن مفهوم تولید به موقع بود. زیرا ، این نوع تولید ، نیازمند مواد اولیه ای به صورت انباشته های کوچک است و تحویل کالا به مشتری در آن ، مرتبا انجام می شود. در نتیجه تامین کننده باید به دفعات بسیار زیادتری اقدام به راه اندازی فرایند خود کند.این راه اندازی مکرر، هزینه های راه اندازی را افزایش می دهد . از طرفی به دلیل مقدار موجودی بسیار پایین، کیفیت کالای ورودی باید خیلی خوب باشد بنابراین" تولید به موقع " نیازمند کیفیت ممتاز و زمان راه اندازی کوتاه است.این عوامل، رابطه خصمانه مشتری-تامین کننده  را به شراکتی با نفع متقابل تبدیل کردند.

 

شراکت و پیش نیازهای آن : (partnering)

 

شراکت، تعهدی بلند مدت بین دو یا چند سازمان، به منظور دستیابی به آرمان ها و اهداف تجاری ویژه، از راه بهینه سازی اثر بخشی منابع هر کدام از آنها است.

دکتر ایشی کاوا اشاره دارد که شرکا باید در عین حفظ هویت و استقلال خویش ، نوعی ارتباط نزدیک را داشته باشند.

سه عنصر کلیدی در یک رابطه شراکت :

1)         تعهد بلند مدت : از آنجا که منافع شرکا به سرعت به دست نمی آید و نیازمند به زمان است، تعهد بلند مدت ،محیط لازم را برای دو طرف مهیا می کند تا در جهت بهبود کار کنند . این وابستگی، نشانه ضعف نیست بلکه نشانه قدرت است و برای کسب برتری رقابت لازم است . چنین محیطی هم نیروزایی تبادل آزادانه ایده ها و انتقاد صریح  و منصفانه را اعتلا می بخشد و در چنین شراکتی، نوآوری گسترش پیدا می کند.

2)         اعتماد : اعتماد دوطرفه ، پایه یک رابطه کاری قوی را شکل می دهد . مثلا طرفین باید به طرح های تجاری و اطلاعات فنی یکدیگر دسترسی داشته باشند  هنگامی که راحل  برد-برد جایگزین برد-باخت  شود ، هر دو طرف انگیزه زیادی برای ادامه کار پیدا خواهند کرد .

3)         بینش مشترک : این بینش ، یعنی درک نیاز هر دو به رضایت مشتری نهایی . برای رسیدن  به آن باید توقعات و نیاز ها آزادانه و صریح گفتگو شود  تا به آرمان ها و اهداف  مشترکی را که با ماموریت  طرفین همسو است برسیم . یعنی کارکنان هر طرف باید به خاطر نفع مشترک ،فکر و عمل کنند.

 

معیار های انتخاب تامین کننده :

 

1) سطوح فناوری هم تراز : به این معنی است که حداقل ،شریک ما، سطح فناوری یکسان با ما داشته باشد .مثلا از استانداردهای فنی ما اطلاع داشته باشد و قابلیت فنی آن را دارا باشد. همچنین ، ظرفیت تولید مطلوب ما را بتواند پاسخگو باشد.

2) فرهنگ های هم تراز : به این معنی است که به اهداف و آرمان های مشترکی رسیده باشیم و رابطه ای مبتنی بر اعتماد را طراحی کنیم .

3) وضعیت مالی سالم

4) دارای سیستم کیفیت کارامد

 

 

راهکارهایی جهت افزایش مشارکت :

 

الف) رعایت اصول روابط مشتری – تامین کننده: دکتر ایشی کاوا در این جهت 10 اصل را پیشنهاد می دهند :

1)         هم مشتری و هم تامین کننده به طور کامل در کنترل کیفیت از طریق درک متقابل و همکاری  بین سیستم های کیفیت خود مسئول هستند.

2)         هم مشتری و هم تامین کننده باید با هم وارد قرارداد دوستانه ای بر سر کیفیت ،قیمت،روش تحویل و دوره های پرداخت شوند .

3)         مشتری موظف است که به تامین کننده به صورت واضح و کامل آنچه را نیاز دارد شرح دهد تا تامین کننده دقیقا بداند باید چه کالایی را تحویل دهد.

4)         هم مشتری و هم تامین کننده، باید با هم وارد قرارداد دوستانه ای بر سر کیفیت، قیمت، روش تحویل و دوره های پرداخت شوند .

5)         تامین کننده در قبال مهیا کردن کیفیتی که مشتری را راضی کند و ارائه اطلاعات لازم به مشتری در صورت درخواست ، مسئول است .

6)         مشتری و تامین کننده هر دو باید روشی راکه توسط آن کیفیت محصول یا خدمت تعیین می  شود ، مشخص کنند تا هر دو طرف راضی شوند.

7)         هم مشتری و هم تامین کننده باید روشی راکه به کمک آن خواهند توانست بر سر اختلاف احتمالی به توافقی دوستانه برسند ، در قرارداد مشخص کنند .

8)         هم مشتری و هم تامین کننده ، باید همواره اطلاعاتی را که باعث پیشرفت و بهبود کیفیت محصولات و خدمات می شود ، مبادله کنند.

9)         مشتری و تامین کننده ، هر دو باید فعالیت های تجاری از قبیل تهیه ، تولید برنامه ریزی موجودی ، کارهای دفتری و غیره را به نحوی انجام دهند که وابستگی دوستانه و رضایت بخش حفظ شود.

10)       هم مشتری و هم تامین کننده ، به هنگام بحث در مورد معاملات کاری ، باید همیشه بهترین نفع مصرف کننده نهایی را در نظر داشته باشند.

در حقیقت ، این اصول مبتنی بر یک رابطه شراکتی حاوی آزادی ، ارتباط ، اعتماد و مسئولیت مشترک است .

 

ب) رده بندی تامین کننده : اهداف یک سیستم رده بندی تامین کننده  شامل :

1) برآوردی کلی از عملکرد تامین کننده به دست آورده شود.

2)از حفظ معیار های عملکرد که بر سر آن توافق شده است اطمینان حاصل شود.

این سیستم سه معیار دارد که بر این مبنا ، شرکت ها نمره دهی می شوند و اگر از یک نمره قابل قبول ، پایین تر شوند ، به آنها عملکردشان را باز خور می دهیم تا سریعا اصلاح کنند .این سه معیار شامل کیفیت ، تحویل به موقع و خدمات است که البته هر کدام از آنها تقسیمات ریزتری را شامل می شوند که در مجموع از آنها میانگین گرفته می شود .مثلا در" خدمات" بحث پاسخگو بودن ، ارتباطات می تواند مطرح است .

 

ج) آموزش : در سازمان های کوچک ، غالبا کسی مهارت کافی در امور کیفیت و یا توانایی آموزش دادن به نیروی کار را ندارد . بنابراین بهتر است که خود مشتری (شرکت) ، از تامین کننده برای حضور در دوره های خود ، دعوت به عمل بیاورد و یا حتی دوره ها را در کارخانه های تامین کننده برگزار کند . مسائلی که عموما برای آموزش ضرورت دارد ، حداقلی از امور کیفیت ، حل مساله و مسائل فنی و ایمنی است .

 

د) نگرش گروهی : گروه های مشتری-تامین کننده در تعدادی از حوزه های کاری مانند طراحی محصول ، طراحی فرایند و سیستم کیفیت تشکیل می شوند .به نوعی ، سعی داریم که تامین کننده را به جای اینکه در پایان فعالیت گروه ، مشارکت دهیم ، در بدو تشکیل آن ، درگیر کنیم که باعث ایجاد نگرش مشترک در اهداف می شود.همچنین ، عامل انگیزاننده ای برای اعتماد طرفینی می باشد .

 

ة) قدردانی و اعطای پاداش : ایجاد شوق و انگیزه برای تامین کنندگان ، یکی از راه های کسب اطمینان از این است که آنها به یک راهبرد بهبود کیفیت ، متعهد می مانند. تشویق ها ، ممکن است به شکل دسته بندی تامین کننده برگزیده به همراه پاداش های ویژه ی آن  باشد

---

2-سیستم‌های پردازش مبادلات و انواع آن

2- سیستم‌های پردازش مبادلات و انواع آن

.............................................................

 

1- مقدمه

هر سازمانی دارای تعدادی سیستم پردازش مبادلات دستی یا رایانه‌ای است که اطلاعات تفصیلی عملیات مختلف سازمان را ثبت و روزآمد می‌کنند. ورودی به این سیستم، اطلاعات مربوط به مبادلات سازمان (مانند سفارش مشتریان، سفارش خرید، رسیدها، فاکتورها، پرداختی‌ها و . . .) است. در نتیجه پردازش اطلاعات ورودی، اطلاعات عملیات سازمان روزآمد می‌شوند و آخرین وضعیت منابع و عملکرد سازمان روشن می‌شوند. سیستم‌های پردازش مبادلات رایانه‌ای مجموعه‌ای از پایگاه داده‌ها، افراد، رویه‌ها، شبکه، نرم‌افزار و سخت‌افزار است.

2- فعالیت‌های سیستم

یک سیستم پردازش مبادلات معمولاً فعالیت زیر را انجام می‌دهد:

§                   جمع‌آوری اطلاعات

§                   ویرایش اطلاعات

§                   تصحیح اطلاعات

§                   پردازش اطلاعات

§                    ذخیره اطلاعات

§                   تولید گزارش و مستندات

3- اهمیت سیستم‌های پردازش مبادلات

از آنجایی که سیستم‌های پردازش مبادلات اغلب در تماس با مشتری هستند (مانند ارائه رسید به مشتری)، نقش کلیدی در ارزش‌دهی به مشتری و جلب رضایت وی دارند. بدون سیستم‌های پردازش مبادلات، ثبت و پردازش مبادلات سازمان مقدار زیادی از منابع سازمان را صرف می‌کند. سیستم‌های پردازش مبادلات، اطلاعات موردنیاز دیگر سیستم‌های اطلاعات سازمانی را تولید می‌کنند و در واقع سیستم‌‌های پردازش مبادلات پایه دیگر سیستم‌های اطلاعات هستند. سیستم‌های پردازش مبادلات یک یا چند عملیات مشخص را به صورت تکراری در طول روز یا هفته انجام می‌دهند اما در تصمیم‌گیری مدیران نقش مستقیم ندارند.

4- کاربرد و انواع سیستم‌های پردازش مبادلات

سیستم‌های پردازش مبادلات در تمام عملیات صف و ستاد سازمان قابل کاربرد هستند. به عنوان مثال یک شعبه بانکی تمام عملیات صف خود را از طریق سیستم‌های پردازش مبادلات انجام می‌دهد. سازمانهای تولیدی، خدماتی و اداری نیز به تناسب موضوع نیز ممکن است در بخش عملیات صف خود از سیستم پردازش مبادلات استفاده کنند. تمام سازمانها دارای بخش‌های ستادی هستند که بیشترین استفاده از سیستم‌های پردازش مبادلات به آنها اختصاص دارد. عملیات ستاد سازمان دارای دسته‌های کلی زیر است:

§                   حسابداری

§                   امور مالی

§                   فروش و بازاریابی

§                   منابع انسانی

 

 

سیستم‌های اطلاعات حسابداری، سیستم مدیریت قراردادها، سیستم حسابداری قیمت تمام شده و . . . از جمله سیستم‌های پردازش مبادلات قابل استفاده در بخش ستادی حسابداری هستند. سیستم اطلاعات بورس و سرمایه‌گذاری سیستمی است که در بخش امور مالی کاربرد دارد. سیستم فروش و سیستم اطلاعات بازار، سیستم‌های مربوط به فروش و بازاریابی هستند. سیستم کارگزینی، حقوق و دستمزد از جمله سیستم‌های پردازش مبادلات مربوط به منابع انسانی هستند.

 

نویسنده : امیدوار، مجید

---

3- تاثیرات و محدودیتهای سیستم های نوین اطلاعاتی در سازمان

3- تاثیرات و محدودیتهای سیستم های نوین اطلاعاتی در سازمان

...............................................................................

مقدمه 

در این مقاله پیشرفتها، تاثیرات و محدودیتهای سیستم های اطلاعات مدیریت وتکنولوژی نوین سازمانی بحث خواهد شد. سیستم های اطلاعات و تکنولوژی پیشرفته سازمانی ، زمینه ارتقا توانایی مدیران برای هماهنگی و کنترل فعالیتهای سازمان و کمک در تصمیم گیری اثربخش را فراهم می کند. به موجب همین امر امروزه این ابزارها جزءاصلی هر ساختار سازمانی شده اند. سیستم های اطلاعات مبتنی بر کامپیوتر می توانندبه عنوان منبعی مطرح باشند که موجبات مزیت رقابتی سازمان را فراهم می کنند.

سازمانهایی که نتوانند خود را به سیستم های پیشرفته اطلاعاتی تجهیز کنند به احتمال زیاد از ضعف رقابتی برخوردار خواهند شد. در این مقاله چگونگی رشد سریع سیستم های اطلاعات کامپیوتری و اثرات آن بر ساختار سازمانی و مزیتهای رقابتی که آن ایجاد می کند، بررسی می شود. همچنین مشکلات اجرای موثر سیستم های اطلاعات مدیریت و محدودیتهای آن بحث خواهد شد.

تکنولوژی اطلاعاتی و ساختار سازمانی 

یکی از راههای کاهش سلسله مراتب سازمانی توسعه سیستم های اطلاعات مبتنی برکامپیوتر است . رشد سریع سیستم های اطلاعات کامپیوتری ، ساختارهای سلسله مراتبی سازمانی را مسطح نموده و آنان را به سوی عدم تمرکز و جریان افقی اطلاعات هدایت کرده است.

 سازمانهای مسطح 

مدیران بااستفاده از دستاوردهای جدید ارتباطی ، سیستم های اطلاعات مدیریتی باکیفیت ، بهنگام ، مرتبط و کاملی را توسعه داده اند که موجبات کاهش نیاز به سلسله مراتب بلند سازمانی را فراهم کرده است . سیستم های نوین اطلاعاتی ، نیاز به وجودسلسله مراتب بلند در انجام وظایف را کاهش داده اند. مضافا براین ، برخلاف ساختارهای سنتی که هماهنگی و کنترل در آنها به کندی صورت می گرفت در ساختارهای مسطح "FLAT STRUCTURE"که مجهز به سیستم های نوین اطلاعاتی هستند، کنترل وهماهنگی به سهولت انجام می شود و همین امر موجب کاهش سلسله مراتب سازمانی شده است . برای مثال ; مشاهده می شود سازمانهای معروفی همچون ; IBM، بااستفاده ازسیستم های نوین اطلاعاتی ، به میزان زیادی نیاز مدیران به هماهنگی و کنترل در جریان تولید را کاهش داده اند.

جریان افقی اطلاعات 

بسیاری از سازمانهای موفق دنیا با طراحی و توسعه پردازشگرهای مرکزی کامپیوتری ، سرویس دهنده های خودکار "به کارکنان و مشتریان " و به خدمت گرفتن سایرفناوریهای نوین کامپیوتری ، شبکه های کامپیوتری را در عرصه سازمان توسعه داده اند که می تواند به سرعت ، اطلاعات را انتقال دهد.

سیستم های پست الکترونیک ، توسعه برنامه هایی به شکل نرم افزار برای ایجاد مدارک و اسناد الکترونیکی ، ایجاد شبکه های ارتباطی داخلی و همچنین توسعه اینترنت ، انتقال اطلاعات ، را سرعت می بخشند. همه این موارد منتج به جریان افقی اطلاعات درون سازمان می شود.

توسعه شبکه های کامپیوتری در سازمان ، موانع سنتی که برسر راه جداسازی بخشهای مختلف سازمان وجود داشت را از میان برداشته و منجر به بهبود عملکرد،کارایی بیشتر، کیفیت بهتر، نوآوری و پاسخگویی مناسب به مشتری شده است .

سیستم های اطلاعاتی و مزیت رقابتی 

تکنولوژی اطلاعات می تواند وضعیت رقابتی سازمان را بهبود بخشد. درواقع ، تحقق مزیت رقابتی به توسعه و تطبیق سریع سازمان به چنین سیستم هایی بستگی دارد.به عنوان مثال ; سیستم های اطلاعات مدیریت مانند; سیستم های پشتیبان مدیریت وسیستم های پشتیبان تصمیم گیری ، می توانند اطلاعات بهنگام ، مناسب و سریعی را دراختیار مدیران قرار دهند تا آنها بتوانند با حداقل اشتباه ، تصمیم گیری کنند. مشابه همین ،توسط کاهش سلسله مراتب سازمانی که موجب بهبود کارائی و نهایتا مزیت رقابتی سازمان را فراهم می کند، تامین می شود. یک دلیل ساده برای افزایش کارایی در استفاده ازسیستم های نوین اطلاعاتی ، می تواند کاهش تعداد کارکنان مورد نیاز جهت اقدامات سازمانی باشد.

به کمک سیستم های نوین اطلاعاتی شرکتهای کداک و اینتل به ترتیب سلسله مراتب سازمانی خود را از 13 به 4 و از 10 به 5 سطح تقلیل داده اند. افزایش کارایی ، کاهش سلسله مراتب سازمانی ، از میان برداشتن موانع سنتی بین بخشهای مختلف سازمان ،افزایش کیفیت محصول ، نوآوری ، پاسخگویی بهتر به مشتریان و.... دستاوردهایی است که از به کارگیری و توسعه جریان افقی اطلاعات و شبکه های کامپیوتری حاصل شده است .

سیستم های نوین اطلاعاتی موجب توسعه سازمانهای مجازی ، تولیدات مجازی وسازمانهای مشتری گرا شده است . سیستم های اطلاعاتی و تکنولوژی پیشرفته به سازمانهااین اجازه را می دهد که بدون تحمل هزینه های فراوان سفارشهای دریافتی مشتریان را دراسرع وقت تحویل دهند. شرکت IBMنمونه فعالی در این رابطه است . مدیران IBMسیستم اطلاعاتی را توسعه داده اند که قادر است از طریق کامپیوترهای شخصی برای نیازهای مشتریان انفرادی سفارش قبول کند و آن را با حداقل هزینه انجام دهد.

موانع اجرا

سیستم های نوین اطلاعات مبتنی بر کامپیوتر علی رغم تمامی مزیتهای آن به آسانی در سازمان اجرا نمی شوند. مشکلات تکنولوژیک مقاومت از جانب کاربرها و مخالفتهای سیاسی درون سازمان ، از جمله عواملی هستند که اجرای آن را با مشکل مواجه می کنند.

مشکلات تکنولوژیک 

یکی از موانع اصلی تکنولوژیک در اجرای موفقیت آمیز سیستم های اطلاعاتی ،فقدان انسجام در استانداردهای تکنولوژیک است . تولیدکنندگان مختلف کامپیوتر وتجهیزات شبکه ها ممکن است از استانداردهای فنی متفاوتی استفاده کنند. برای مثال ;بخش پردازش اطلاعات کامپیوتر که توسط شرکت IBM تولید می شود از استانداردهای فنی متفاوتی نسبت به شرکت اپل برخوردار است . این استانداردهای متفاوت موجب ایجاد مشکل در منسجم کردن شبکه کامپیوتری سازمان می شود. یا می توان از مشکلی که در انتقال فایلها از کامپیوترهای شخصی اپل به کامپیوترهای شخصی که براساس استانداردهای مایکروسافت و یا اینتل طراحی شده اند، نام برد.

مقاومت از جانب کاربرها

مقاومت از جانب کاربرهای فردی موجب شکست در اجرای سیستم های اطلاعاتی در سازمان می شود. مطالعه ای در این زمینه نشان داده است که بسیاری از مدیران دراستفاده از سیستم های پشتیبان تصمیم گیری و مدیریت در حوزه کاری خود موفق نبوده اند. دلائل اولیه در عدم توفیق آنان در این راه عبارتند از: ترس از تکنولوژی ، عدم اعتماد نسبت به توانایی تکنولوژی و فقدان ستاد پشتیبانی مناسب در سازمان .

مقاومت از جانب کاربرها می تواند، به وسیله آموزش مدیران درباره ارزش سیستم های اطلاعاتی در کارشان و در دسترس قراردادن ستاد پشتیبانی کاهش یابد ومدیران را برای استفاده از این سیستم ها تشویق کند.

مخالفتهای سیاسی 

سیستم های اطلاعاتی می توانند توسط مسطح کردن سلسله مراتب و توسعه جریان اطلاعات به صورت افقی و میان وظیفه ای روش مدیریت سازمان را تغییر دهند. بسیاری از مدیران دریافته اند که این تغییرات ممکن است تهدیدی برای قدرت ، اقتدار و حتی امنیت شغلی آنها محسوب شود.

مدیران رده میانی نگرانند که گسترش سیستم های اطلاعات مدیریت مبتنی بر کامپیوتر،اقتدار آنها را به خطر اندازد. بنابراین آنها ممکن است در اجرای چنین سیستم هایی درسازمان مقاومت کنند. رئیس یک بخش وظیفه ای ممکن است به این خاطر نگران باشدکه توسعه شبکه های کامپیوتری در سازمان "که اطلاعات را به صورت میان وظیفه ای به جریان می اندازد" توانایی او را در کنترل جریان اطلاعات در داخل و خارج بخش محدود کند. اگر فقدان کنترل بر جریان اطلاعات اثرات منفی بر قدرت مدیر داشته باشد،به احتمال زیاد مدیر در اجرای سیستم های اطلاعاتی سنگ اندازی خواهد کرد.

تحقیقات نشان می دهد مدیرانی که بااهداف سیاسی مانع از اجرای سیستم های اطلاعاتی می شوند از چنین روشهایی استفاده می کنند:

منابع و اهداف را از پروژه "اجرای سیستم های اطلاعاتی " منحرف می کنند;

انرژیهای در راستای پروژه را هدر می دهند;

نظارت مناسب و خوبی براجرای پروژه اعمال نمی کنند.

محدودیتهای سیستم های اطلاعاتی 

باوجود منافعی که سیستم های اطلاعاتی دارند آنها با محدودیتهایی نیز روبروهستند. ممکن است توسعه شبکه های کامپیوتری - که موجب ارتباطات الکترونیک می شوند - یا فقدان نیروی انسانی مناسب ، این محدودیتها را موجب شوند. همچنین برخی از انواع اطلاعات را نمی توان توسط سیستم های اطلاعاتی تهیه ، خلاصه و گزارش کرد.

در این راستا هنری مینتزبرگ اطلاعات فشرده را مورد توجه قرار داده است و بیان می کند آنان نیازمند هماهنگی و کنترل زیادی برای استفاده در تصمیمات هستند.مینتزبرگ معتقد است به علت اهمیت و عمق این اطلاعات انسجام و ترکیب آنها فقط درچارچوبهای کمی ، نتایج مناسبی را به وجود نخواهند آورد. به زعم ایشان ، چنین اطلاعاتی باید در محل توسط افرادی که درگیر مشکل هستند کشف و توسعه یابد.

اهمیت اطلاعات فشرده ، توافق بر این مطلب را تقویت می کند که ارتباطات الکترونیک باید پشتیبان ارتباطات رو در رو باشند نه جایگزین آن . برای مثال ; مشاهده ارقام کمی که توسط سیستم اطلاعات درباره ارزیابی عملکرد فرد تهیه شده ، می توانداشتباهاتی را به وجود آورد. درواقع ، در مورد قضاوت عملکرد افراد، تنها به ارقام کمی بسنده کردن ، ما را دچار مشکلات ارزیابی عملکرد خواهد کرد. مشکلات ارزیابی عملکردتوسط ملاقاتهای رو در رو در مسیر جمع آوری اطلاعات می تواند حل شود. مدیر ارشدشرکتی بیان می کند: "در شرکت ما استفاده از پست الکترونیک و سایر ابزارهای ارتباطی نتوانسته جایگزین بسیاری از ملاقاتهای افراد شود". پست الکترونیک کانالهای ارتباطی بین افراد را توسعه می دهد اما بسیاری از ملاقاتها و روابط کاری را نه تنها نمی تواند حل کند بلکه ممکن است موجب ضعف در استحکام روابط و ایجاد سوء تفاهماتی بین افرادشود.

مدیریت سیستم های نوین اطلاعاتی 

مدیران می توانند برای سهولت در اجرای سیستم های اطلاعاتی به موارد ذیل توجه کنند. آنها باید لیستی از اهداف اصلی سازمان تهیه و سپس انواع اطلاعات اصلی که آنها رادر رسیدن به اهداف یاری می رساند، جمع آوری کنند. بعد از آن باید سیستم های اطلاعات موجود را از نظر میزان صحت ، قابل اعتمادبودن ، سرعت ، مرتبط بودن و مناسب بودن مورد تجزیه وتحلیل قرار دهند. سپس مدیران باید بررسی کنند که آیا منابع اطلاعاتی برای بهبود کارایی ، کیفیت محصول و یا خدمات ، نوآوری و پاسخگویی به مشتریان به خوبی عمل می کند؟ آیا سیستم های اطلاعاتی سازمان متبوع آنها از سوی رقبا به عنوان بنچ مارکینگ "BENCH MARKING" "ارزیابی برتر""1" شناخته می شود؟

وقتی این تجزیه و تحلیلها کامل شد، مدیران باید حمایت کارکنان را در توسعه سیستم های اطلاعاتی کسب کنند. مدیران می توانند با بیان اینکه این سیستم ها، موجب ارتقا عملکرد شغلی افراد و سازمان می شود، افراد را در پشتیبانی از آن ، متقاعد سازند.بعد از این مرحله ، مدیران بایدبرنامه های آموزشی مناسبی برای کارکنان تدارک ببینند ونشان دهند که سیستم های اطلاعاتی و تکنولوژی جدید می تواند به عنوان یک دوست درخدمت آنها عمل کند. بالاخره مدیران باید براین نکته تاکید کنند که سیستم های اطلاعات جایگزین ارتباطات رو در رو نخواهند شد و کارکنان همه سطوح سازمان در بحثی مستمردرباره چگونگی کشف بهترین تکنولوژی اطلاعات برای رسیدن به مزیت رقابتی ،مشارکت خواهند داشت .

نتیجه گیری 

1 - برای تصمیم گیری موثر، طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت و اطمینان از کیفیت ،به روز بودن ، کامل بودن و مناسب بودن آنان لازم است ;

2 - مدیران باید سیستم های اطلاعاتی سازمان را به ابزارهای نوین و پیشرفته مجهز کنندزیرا در عصر ارتباطات استفاده از تکنولوژی های سنتی و قدیمی راه به جایی نخواهد برد;

3 - اجرای سیستم های نوین اطلاعاتی فرایند مشکلی است و مدیران ممکن است دراین راه با مشکلاتی همچون ; مقاومت از جانب کاربرها و مقاومتهای سیاسی در سازمان مواجه شوند;

4 - بهبود تکنولوژی اطلاعات یک اولویت در تمام سطوح عملکردی سازمان محسوب می شود;

5 - سیستم های اطلاعاتی می توانند مزیت رقابتی سازمان را افزایش دهند و همچنین موجب افزایش بهره وری ، کیفیت محصول و یا خدمات ، نوآوری و پاسخگویی به مشتریان را فراهم آورند.

بنابراین توسعه سیستم های نوین اطلاعاتی به عنوان ابزار مدیریت یک ضرورت اجتناب ناپذیر عصر حاضر است . 

پی نوشت 

1 - برای بنچ مارکینگ "BENCHMARKING"معادلهایی همچون ; "ارزیابی مقایسه ای "،"محک زنی "، "مقایسه پردازی "، "مقیاس گذاری "، "الگوبرداری کلی "، "برتری سنجی " و... درزبان فارسی پیشنهاد شده است ، اما نگارنده "ارزیابی برتر" را معادل مناسب تری برای آن تشخیص داده است . "بنچ مارکینگ و یا ارزیابی برتر عبارت است ، فرایند اندازه گیری دقیق عملکرد سازمان در مقابل سازمانهای الگو و نمونه در صنعت و خدمات "عمومی وخصوصی " و استفاده از ابزارهای تحلیلی به منظور بهبود محصول ، خدمات ، عملیات ووضعیت هزینه است ".